Mengoperasikan software aplikasi basis data

A.    Konsep Basis Data

Basis Data (Data Base)  dapat dibayangkan sebagai sebuah lemari arsip. Jika kita memiliki sebuah almari arsip dan berwenang untuk mengelolanya, maka kemungkinan besar kita akan melakukan hal-hal sebagai berikut:

–     memberi sampul/map pada kumpulan/bundel arsip yang akan disimpan

–     menentukan kelompok/jenis arsip

–     memberi penomoran dengan pola tertentu yang nilainya unik pada setiap sampul/map

–     menerapkan arsip-arsip tersebut dengan cara/urutan tertentu dalam almari dll

Upaya penyusunan/penempatan ini baru kita lakukan jika kita rasakan bahwa buku tersebut sudah cukup banyak.

Definisi:

Basis data terdiri dari 2 kata, yaitu basis dan data. Basis adalah markas/gudang, tempat bersarang  atau  berkumpul,  sedangkan  data  adalah  representasi  fakta  dunia  nyata  yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi dan kombinasinya.

Basis data dapat didefinisikan dari beberapa sudut pandang:

1.   Himpunan  kelompok  data  (arsip)  yang   saling  berhubungan  yang  diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali secara cepat dan mudah.

2.   Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redundansi) yang tidak perlu untuk memenuhi berbagai kebutuhan.

3. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis.

Prinsip kerja dari basis data dan lemari arsip adalah sama, terutama adalah untuk pengaturan data/arsip. Selain itu, tujuan utamanya juga sama, yaitu untuk kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali data/arsip.  Perbedaannya hanya  terletak pada media penyimpanan yang digunakan. Jika lemari arsip menggunakan lemari besi atau kayu, maka basis data menggunakan media penyimpanan elektronis seperti disk (disket atau harddisk).

Satu hal yang harus diperhatikan bahwa basis data bukan hanya sekedar media penyimpanan data secara elektronis (dengan bantuan komputer), artinya tidak semua bentuk

penyimpanan data elektronis dapat disebut basis data. Kita dapat menyimpan dokumen berisi data dalam file teks (dengan program pengolah kata), file spredsheet dll, tetapi tidak dapat disebut sebagai basis data. Karena didalamnya tidak ada pemilahan dan pengelompokan data sesuai jenis/fungsi data, sehingga akan menyulitkan pencarian data kelak. Yang sangat ditonjolkan dalam basis data adalah pengaturan/pemilahan/pengelompokan/pengorganisasian data yang akan kita simpan sesuai fungsi atau jenisnya. Pemilahan/ pengelompokan/ pengorganisasian ini dapat berbentuk sejumlah file/tabel terpisah atau dalam bentuk pendefinisian kolom-kolom/field-field data setiap file/tabel.

B.     Operasi Dasar Basis Data

Dalam sebuah disk, basis data dapat diciptakan dan dapat pula ditiadakan. Di dalam sebuah disk, kita dapat pula menempatkan beberapa (lebih dari satu) basis data. Sementara dalam sebuah basis data kita dapat menempatkan satu atau lebih file/tabel. Pada file/tabel inilah sesungguhnya data disimpan/ ditempatkan.

Sebuah basis data umumnya dibuat untuk mewakili sebuah semesta data yang spesifik. Misalnya basis data kepegawaian, basis data akademik, basis data inventori (pergudangan) dan sebagainya. Dalam basis data akademik, misalnya kita dapat menempatkan file mata pelajaran, file guru, file jadwal, file nilai dan seterusnya.

Oleh karena itu operasi-operasi dasar yang dapat kita lakukan berkenaan dengan basis data dapat meliputi:

–     Pembuatan basis data baru (create database) yang identik dengan pembuatan lemari rasip yang baru.

–     Penghapusan basis data (drop database) yang identik dengan perusakan lemari rasip.

–     Pembuatan  file/tabel  baru  ke  suatu  basis  data  (create  table),  identik  dengan penambahan map arsip baru.

–     Penghapusan file/tabel dari suatu basis data (drop tabel).

–     Penambahan/pengisian data baru ke sebuah file/table di sebuah basis data.

–     Pengambilan data dari sebuah file/tabel.

–     Pengubahan data dari sebuah file/tabel.

–     Penghapusan data dari sebuah file/tabel.

Operasi-operasi yang berkaitan dengan pembuatan objek (basis data dan tabel) merupakan operasi awal yang hanya dilakukan sekali dan berlaku seterusnya, sedangkan operasi-operasi yang berkaitan dengan pengisian tabel merupakan operasi-operasi rutin yang dilakukan berulang-ulang dan karena itu operasi-operasi inilah yang lebih tepat mewakili aktivitas pengelolaan (managment) dan pengolahan (processing) data dalam basis data.

C.    Tujuan Basis Data

Telah disebutkan bahwa tujuan utama dalam pengelolaaan basis data dalam sebuah basis data adalah agar kita dapat menemukan kembali data ynag kita cari dengan mudah dan cepat. Secara lebih lengkap pemanfaatan basis data dilakukan untuk memenuhi sejumlah tujuan (objektif) seperti:

1.     Kecepatan dan Kemudahan (Speed)

Pemanfaatan basis data memungkinkan kita untuk dapat menyimpan data atau melakukan perubahan/manipulasi terhadap data atau menampilkan kembali data tersebut dengan lebih cepat dan mudah, daripada kita menyimpan data secara manual (non elektronis).

2.     Efisiensi Ruang Penyimpanan (Space)

Karena keterkaitan erat antara kelompok dalam basis data, maka redundansi (pengulangan) data pasti selalu ada. Dengan basis data, efisiensi/optimalisai penggunaan ruang penyimpanan dapat dilakukan karena kita dapat melakukan penekanan jumlah redundansi  data,  baik  menerapkan  sejumlah  pengkodean  atau  membuat  relasi-relasi (dalam bentuk file) antar kelompok data yang saling berhubungan.

3.     Keakuratan (Accuracy)

Pemanfaatan pengkodean atau pembentukan relasi antar data bersama dengan penerapan aturan/batasan (constraint) tipe data, domain data, keunikan data dan sebagainya yang secara ketat dapat diterapkan dalam sebuah basis data, sangat berguna untuk menekan ketidakakuratan/penyimpanan data.

4.     Ketersediaan (Availability)

Pertumbuhan data sejalan waktu akan semakin membutuhkan ruang penyimpanan yang besar. Padahal tidak semua data selalu kita gunakan/butuhkan. Karena itu kita dapat melakukan pemilahan data, sehingga data yang sudah jarang kita gunakan dapat kita pindahkan kedalam media penyimpanan off-line. Disisi lain, karena kepentingan pemakaian data, sebuah basis data dapat memiliki data yang tersebar di banyak lokasi geografis. Misalnya, data nasabah sebuah bank dipisah-pisah dan disimpan di lokasi yang sesuai dengan keberadaan nasabah. Dengan pemanfaatan teknologi jaringan komputer, data yang berada di suatu lokasi/cabang, dapat juga diakses (menjadi tersedia/avaible) bagi lokasi yang lain.

5.     Kelengkapan (Completeness)

Untuk mengakomodasi kebutuhan kelengkapan data yang semakin berkembang, maka kita tidak hanya dapat menambah record-record data, tetapi juga dapat melakukan perubahan struktur dalam basis data, baik dalam penambahan objek baru (tabel) atau dengan penambahan field-filed baru pada suatu tabel.

6.     Keamanan (Security)

Ada sejumlah sistem (aplikasi) pengelola basis data yang tidak menerapkan aspek keamanan dalam sebuah basis data. Tetapi untuk suatu sistem yang besar dan serius, aspek keamanan juga dapat diterapkan secara ketat. Dengan begitu, kita dapat menentukan siapa-siapa (pemakai) yang boleh menggunakan basis data beserta objek-objek di dalamnya dan menentukan jenis-jenis operasi apa saja yang boleh dilakukan.

7.     Kebersamaan Pemakaian (Sharebility)

Pemakai basis data seringkali tidak terbatas pada satu pemakai saja atau di satu lokasi saja oleh satu sistem aplikasi. Data pegawai dalam basis data kepegawaian , misalnya dapat digunakan oleh banyak pemakai, dari sejumlah departemen dalam perusahaan atau oleh banyak sistem (sistem penggajian, sistem akuntansi, sistem inventori dan sebagainya). Basis data yang dikelola oleh sistem (aplikasi) yang mendukung lingkungan multiuser akan dapat memenuhi kebutuhan ini, tetapi tetap dengan menjaga/menghindari munculnya persoalan baru seperti inkonsistensi data (karena data yang sama dapat diubah oleh banyak pemakai pada saat yang bers0amaan) atau kondisi deadlock (karena banyak pemakai saling menunggu untuk menggunakan data)

D.    Penerapan Basis Data

Hampir disemua aspek pemanfaatan perangkat computer dalam sebuah organisasi/perusahaan senantiasa berhubungan dengan basis data. Perangkat komputer tersebut biasanya digunakan untuk menjalankan fungsi Pengelolaan Sistem Informasi, yang dewasa ini sudah menjadi suatu keharusan, demi untuk meningkatkan efisiensi, daya saing, kekuratan, kecepatan operasional organisasi perusahaan. Dan basis data merupakan salah satu komponen  utama  dalam  setiap sistem informasi.  Tidak  ada  sistem  informasi  yang  bisa dibuat/dijalankan tanpa adanya basis data.

Secara lebih teknis bidang-bidang umum yang telah memanfaatkan basis data demi efisiensi, akurasi dan kecepatan operasi antara lain:

• Kepegawaian, untuk berbagai perusahaan yang memiliki banyak pegawai.
• Pergudangan (inventory), untuk perusahaan manufaktur (pabrikan), grosir (reseller), apotek dll.
• Akuntansi untuk berbagai perusahaan.
• Reservasi, untuk hotel, pesawat, kereta apai dll
• Layanan pelanggan (customer care), untuk perusahaan yang berhubungan dengan banyaknya pelanggan (bank, konsultan dll)

Sedang bentuk organisasi/perusahaan yang memanfaatkan basis data (sebagai komponen sistem informasi) dapat berupa:

• Perbankan, dalam melakukan pengelolaan data nasabah/data tabungan/pinjaman, pembuatan laporan-laporan akuntansi-akuntansi, pelayanan informasi pada nasabah/calon nasabah.
• Asuransi,  dalam  melakukan  pengelolaan  data  nasabah/data  pembayaran  premi, pemrosesan pengajuan klaim asuransi dll.
• Rumah  Sakit,  dalam  melakukan  pengelolaan  histori  penyakit/pengobatan  pasen, menangani pembayaran perawatan.
• Produsen  Barang,  dalam  melakukan  pengelolaan  data  keluar-masuk,  barang
• (inventory).
• Industri manufaktur, dalam membantu pengelolaan pesanan barang, mengelola data karyawan.
• Pendidikan/sekolah, dalam membantu pengelola0an data siswa, penjadwalan.
• Telekomunikasi,   dalam   melakukan   pengelolaan   data   administrasi   kabel/data pelanggan, menangani gangguan dll.

Tugas 1:

1. Buatlah file dbase dengan nama : Nama_Kelas Nama_Siswa Latihan-1
2. Buatlah tabel karyawan yang terdiri dari beberapa field, kemudian tentukan jenis tipe datanya

Field Name	Data Type	Ketentuan Lain	Field Size
* ID	Text	Input Mask : “2011_”000	8
Nama	Text	Format : @;[blue]”Masih Kosong” Input Mask : >?<???????????????	40
Alamat	Text		30
Jabatan	Lookup Wizard	Jabatan : tentukan sendiri
Kota	Text	Default Value : Pekalongan	20
Gaji	Currency
Foto	Attachment
Keterangan	Text		255

* Primary Key

 E.     Database dengan Microsoft Access

Database dalam Microsoft Office Access merupakan kumpulan informasi yang saling berhubungan dan terdiri atas beberapa komponen, yaitu: Table, Query, Form, Report, Macro dan Module.

Komponen Database:

1. Tables    : merupakan kumpulan data sebagai komponen utama dalam database.
2. Queries  :    berfungsi   menyaring   data   dari   berbagai   kriteria   dan   urutan   yang dikehendaki.
3. Forms    :    berfungsi  memasukkan  data,  menampilkan  data  serta  mengedit  data  dari suatu tabel dengan tampilan fomulir yang telah kita rancang sendiri.
4. Reports  :    berfungsi mencetak data dalam bentuk laporan.
5. Pages     :    berfungsi menciptakan halaman web berupa data access pages.
6. Macros  :  berfungsi mengotomastiskan perintah-perintah yang kita kehendaki dalam mengolah data.
7. Modules :  berfungsi  untuk  merancang  bermacam-macam  modul  aplikasi  dalam mengolah database tingkat lanjut sesuai yang kita kehendaki.

Tipe Data pada Access

Text

Pada tipe data ini jenis data yang disimpan adalah karakter. Panjang maksimal type fieldadalah 255 karakter yang merupakan type default.

Memo

Pada tipe data ini, jenis data yang disimpan adalah karakter. Panjang maksimal type field adalah 65.535 karakter.

Number

Merupakan tipe data yang digunakan untuk menampung type data angka.

Date/time

Jenis data yang disimpan adalah data tanggal dan waktu dengan besar memory 8 byte.

Currency

Merupakan tipe data yang digunakan untuk menyimpan angka dalam format mata uang. Besarnya memori penyimpanan adalah 4 byte.

Auto Number

Tipe data ini digunakan untuk memberikan penomoran secara otomatis (penambahan angka otomatis)

Yes/No

Tipe data ini berisikan data Yes atau No, Benar atau Salah, Ya atau Tidak.

OLE Object / Attachment

Tipe data ini dapat memuat gambar, grafis, video dan suara dengan ukuran maksimal 1 GB (batas atasHarddisk)

Hyperlink

Tipe data yang berisikan alamat hyperlink URL dengan panjang maksimal 64.000 karakter.

Lookup Wizard

Tipe data yang digunakan untuk menampilkan data dari tabel lain. Besar memori penyimpanan umumnya 4 byte.

Tugas 2:

1. Bukalah file dbase yang bernama : Nama_Kelas Nama_Siswa Latihan-1
2. Buatlah tabel Karyawan (bagi yang belum membuat) pada pertemuan sebelumnya ! Aturlah fieldsesuai dengan propertiesnya !
3. Buatlah  tabel  dengan  nama  tabel Customer  dengan struktur sebagai berikut:

Field Name	Data Type	Ketentuan Lain	Field Size
*No_Faktur	Text	Input Mask: “Fak_”000	7
Nama	Text		40
Klien_Dari	Text	Input Mask : “2011_”000	8
Produk	Text		30
Harga	Currency
E-mail	Text		20
Catatan	Memo
Foto	Attachment

• Setelah Anda membuat field-field tersebut beserta properties-nya, maka langkah Anda selanjutnya adalah membuat Relationship.
• Relationship antara field Klien_Dari (tabel Customer) dengan field ID (tabel Karyawan)
• Buatlah form dan modifikasilah form yang Anda buat tersebut, sedemikian rupa sehingga menjadi menarik.
• Setelah Form yang Anda buat selesai, kemudian masukkan data-datanya, melalui FORM

F.     TABEL

Pada pertemuan sebelumnya kita telah mempelajari secara sekilas pembuatan tabel dan Relationship, serta desainnnya. Pembahasan secara lebih mendetail tentang tabel akan kita bahas pada pertemuan ini. Dalam pertemuan ini kita juga masih akan berlatih membuat dan mendesain form, dengan harapan menambah ketrampilan Anda untuk mengolah form.

Tabel adalah tempat untuk menyimpan data. Data yang ada di dalam tabel dapat kita manipulasi, kita lakukan operasi-operasi dasar database, kita urutkan datanya (men- sort), memperbaiki data yang telah terkumpul dan lain-lain. Jadi, fungsi dari tabel sebenarnya adalah sebagai tempat untuk menampung/menyimpan data yang kemudian dapat kita olah/proses.

Tugas 3:

1. Buatlah file dbase dengan nama : Nama_Kelas Nama_Siswa Latihan-2
2. Buatlah tabel-tabel yang terdiri dari :
   A. Buatlah dan simpanlah tabel dengan nama: Tabel_Barang

NO	FIELD NAME	DATA TYPE	DESCRIPTION
1.	*Kode_Barang	Text (13)	Kode
2.	Nama_Barang	Text (30)	Nama Barang
3.	Satuan	Text (10)	Satuan Jumlah Barang
4.	Harga	Currency	Harga Barang

* Primary Key

B. Buatlah dan simpanlah tabel dengan nama: Tabel_Karyawan

NO	FIELD NAME	DATA TYPE	DESCRIPTION
1.	*NIK	Text (5)	Nomor Induk Karyawan
2.	Nama_Karyawan	Text (30)	Nama Karyawan
3.	Bagian	Lookup Wizard	Bagian Kerja Karyawan

C. Buatlah dan simpanlah tabel dengan nama: Tabel_Penjualan_1

NO	FIELD NAME	DATA TYPE	DESCRIPTION
1.	*No_Fak	Text (4)	Nomor Faktur
2.	Tgl_Fak	Date	Tanggal Faktur
3.	NIK	Text (5)	Nomor Induk Karyawan

D. Buatlah dan simpanlah tabel dengan nama: Tabel_Penjualan_2

NO	FIELD NAME	DATA TYPE	DESCRIPTION
1.	No_Fak	Text (5)	Nomor Faktur
2.	Kode_Barang	Text (13)	Kode Barang
3.	Nama_Barang	Text (30)	Nama Barang
4.	Satuan	Text (10)	Satuan Jumlah Barang
5.	Harga	Currency	Harga Barang
6.	Jumlah	Number	Jumlah Barang

Kemudian Isikan data-datanya:

Isi Tabel Pertama:

Isi Tabel Kedua:

Isi tabel ketiga:

Isi Tabel Keempat:

INGAT: SIMPAN BAIK-BAIK TABEL INI, KARENA TABEL INI MASIH AKAN DIGUNAKAN UNTUK PERTEMUAN SELANJUTNYA …… !!!!

Menghubungkan Beberapa Tabel

Jika diperhatikan antara tabel pertama dengan tabel keempat memiliki jenis field yang sama. Akibatnya, kita dapat menghubungkan antara kedua tabel itu. Demikian untuk tabel kedua dan ketiga.

Langkah-langkah menghubungkan kedua tabel itu:

1.  Klik Tab Database Tools, klik Relationship …., atau klik icon Relationship yang ada pada toolbar.

2.  Muncul Kotak Dialog Show Table.

3.  Klik tab Tables, klik tabel pertama lalu klik Add dan keempat (dua tabel)

4.  Hubungkan antara tabel pertama dan keempat dengan cara mendrag field yang berjenis sama, lalu klik Create

5.  Untuk melihat hasilnya klik tabel pertama.

Dengan cara yang sama, coba lakukan untuk tabel kedua dan ketiga di atas.

G.    FORM

Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol dan lain-lain. Form dalam Access dapat dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form, biasanya jika kita bekerja dalam transaksi master detail.

Tugas 4:

Buatlah forms dari tabel pertama diatas: Contoh tampilan tabel pertama: (di halaman berikutnya)

Buatlah forms untuk ketiga tabel lainnya !

SELAMAT MENCOBA …… SEMOGA BERHASIL      !!!!!

H.    QUERY

Komponen-komponen database yang telah dipelajari pada pertemuan sebelumnya adalah  table  dan  form.  Pada  pertemuan  kali  ini  kita  akan  berlatih  membuat komponen database yang selanjutnya, yaitu query dan report.

Query berfungsi untuk menyaring dan menampilkan data dari berbagai kriteria dan urutan yang kita kehendaki. Sebagai contoh, kita ingin menampilkan karyawan yang beralamat di kota Yogyakarta, menampilkan karyawan yang berjenis kelamin perempuan,  atau menampilkan karyawan yang tingkat pendidikannya S1, menampilkan data siswa dengan NIS sesuai keinginan, menampilkan siswa yang nilai TIK-nya tidak tuntas dll. Semua ini dapat dilakukan dengan menggunakan fasilitas Query. Selain itu query juga dapat digunakan untuk menampilkan data dari dua tabel atau lebih dengan syarat antar tabel itu ada field yang berhubungan. Contohnya, kita ingin melihat NIS 20324 nama siswanya siapa? Nama orang tuanya siapa ? dll. Query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report danForm.

.           Ada dua cara untuk membuat Query, yaitu dengan:

1.  Create query by using wizard

2.  Create query in design view

Jika ingin membuat dengan cara yang kedua maka kita ikuti langkah-langkah yang telah disediakan oleh Access. Tetapi jika kita ingin membuat query dengan format kita, maka kita gunakan cara 1. Beberapa fungsi yang ada, diantaranya sama seperti dalam Microsoft Excel, misalnya Sum, Avg, Min,Max, Count, Stdev dll. Fungsi logika seperti AND, OR, NOT, <, >, <=, >= dapat juga kita gunakan dalam baris criteria.

Sebelum berlatih langkah-langkah membuat query, ada baiknya kita kenali dulu istilah-istilah berikut ini:

Field                : nama field yang ingin ditampilkan

Table              : nama tabel dari field tersebut

Sort                 : mengurutkan data hasil query

Show               : mengatur field ditampilkan atau tidak

Criteria           : syarat dari data yang ingin ditampilkan.

I.       REPORT

Report merupakan fasilitas dalam Microsoft Access yang berfungsi untuk mencetak data  dalam  bentuk  laporan.  Dengan  report,  kita  menjadi  lebih  leluasa  dalam membuat laporan. Data yang digunakan untuk membuat laporan, dapat berasal dari tabel maupun query.

Cara yang mudah untuk membuat report adalah dengan Create report by using wizard.

SELAMAT MENCOBA